Chi phí chìm

Chi phí chìm

Trong một “show” của một chương trình truyền hình về kỹ năng điều hành doanh nghiệp của CEO có đưa ra tình huống: Một công ty đang gặp khó khăn, nhiều tháng liền không ký được hợp đồng (HĐ) bán hàng nào. Sau nhiều nỗ lực tìm kiếm, Trưởng phòng Kinh doanh (TPKD) đem về một HĐ, trình CEO ký, đồng thời báo cáo là HĐ này vượt định mức chi phí 3% (trên giá trị HĐ), tương đương 45 triệu đồng, và số tiền này đã được TPKD chi trước (dù chưa xin phép). CEO không đồng ý ký HĐ vì cho rằng HĐ này vượt định mức chi phí quá nhiều. TPKD thì nằng nặc đòi CEO phải ký với lý do là khó khăn lắm mới kiếm được một HĐ, và nếu CEO không ký thì TPKD lấy tiền đâu để bù vào con số đã lỡ chi (?!)… Hai bên tranh cãi quyết liệt xoay quanh con số 45 triệu vượt định mức chi phí. TPKD “làm mình làm mẩy”, tỏ vẻ rất bất mãn vì cho rằng thời buổi này khó khăn lắm mới bán được hàng, người làm kinh doanh phải năng động “bôi trơn” để ký được hợp đồng; và nếu không ký thì anh ta lấy tiền đâu để bù vào khoản tiền đã lỡ chi. CEO vẫn cương quyết không nhượng bộ. Cuộc tranh luận kéo dài cho đến hết “show” truyền hình vẫn chưa ngã ngũ. Điều đáng nói là các chuyên gia, cố vấn chương trình (có cả một vị “tiên sư” khá “đình đám”) cũng bị “kéo” theo cuộc tranh luận này, và đưa ra những lời tư vấn không lấy gì làm đúng, cho nên, khi chương trình kết thúc, tôi cảm thấy hết sức thất vọng và hụt hẫng!

Trong thực tế cũng có nhiều tình huống tương tự như vậy; và việc ra quyết định của CEO (cũng như ý kiến tranh biện của các bên liên quan) rất thường bị chi phối bởi những con số mà nếu hiểu đúng bản chất thì cần phải bỏ qua, không nên quan tâm tới. Những con số này, thuật ngữ chuyên môn gọi là “chi phí chìm” (sunk cost), tức những khoản chi phí đã phát sinh, không thể phục hồi được.

Ví dụ, một cây cầu được xây xong một nửa với chi phí (đã chi) 100 tỷ đồng thì được biết là đã chọn sai vị trí, sẽ không phát huy tác dụng, gây lãng phí khi đưa vào vận hành. Nếu xây tiếp nửa còn lại thì sẽ mất thêm 100 tỷ nữa nhưng kết quả sẽ có một cây cầu mà không phương tiện nào muốn đi qua và nếu đưa vào sử dụng sẽ gây lãng phí rất lớn. Trong khi đó, nếu xây lại một cây cầu khác ở một vị trí khác, hiệu quả hơn, sẽ phải đầu tư mới 200 tỷ đồng. Vậy có nên quyết định xây cầu mới hay không? Chắc chắn là nhà quản lý có khuynh hướng bảo thủ và muốn che giấu khuyết điểm sẽ tiếp tục cho xây cầu cũ với trăm ngàn lý do, trong đó có lý do chính là khỏi mang tiếng là đã làm sai, gây thiệt hại. Ngược lại, nếu tính đến yếu tố “chìm” của 100 tỷ đồng đã bỏ ra (không lấy lại được), người hiểu biết sẽ ủng hộ phương án xây cầu mới với kinh phí mới là 200 tỷ đồng (còn hơn là tiếp tục xây cầu cũ, tốn thêm 100 tỷ đồng rồi, nhưng không sử dụng được, để rồi cuối cùng cũng phải bỏ ra 200 tỷ nữa để xây cầu mới)

Một ví dụ khác: Bạn đã mua một vé xem kịch với giá 200.000 đồng rồi mới biết đó là một vỡ kịch rất dở và khán phòng rất tệ. Bạn có hai lựa chọn:

1. Mất 200.000 đồng và mất thêm thời gian bị “tra tấn” bởi một vở kịch dở tệ tại một khán phòng bẩn thỉu, chật chội và nóng bức.

2. Bỏ vé (chấp nhận mất 200.000 đồng) và có thời gian để xem một trận bóng đá hay trên ti vi hoặc làm gì đó mà bạn thích.

Trong trường hợp này, 200.000 đồng là chi phí chìm vì đã bỏ ra, không lấy lại được. Nếu cứ đưa con số 200.000 đồng vào để tính toán, cân nhắc khi ra quyết định, rất có thể bạn sẽ chọn phương án 1 (vì tiếc tiền); ngược lại, nếu hiểu được bản chất của chi phí chìm, chắc chắn bạn sẽ chọn phương án 2 không hề đắn đo.

Trở lại với tình huống trên ra quyết định của CEO. Do con số 45 triệu đã là chi phí chìm, nên việc ký duyệt hợp đồng và ký duyệt chi phí vượt định mức cần phải được xem xét độc lập. Có nghĩa là CEO sẽ có hai quyết định riêng biệt với hai đối tượng khác nhau:

1- Đối với khách hàng: CEO sẽ xem xét việc ký hay không ký HĐ dựa trên những yếu tố khác (ví dụ, các điều khoản của HĐ có gì bất lợi không, khách hàng này có thanh toán đúng hạn không, khả năng thực hiện HĐ từ phía công ty có vướng mắc gì không…) chứ không cần thiết phải nhìn vào con số 45 triệu đã chi vượt nữa. Thậm chí nếu Phòng Kinh doanh có lỡ chi đến 100 triệu rồi (thay vì 45 triệu), mà nếu thấy HĐ này có lợi (khi loại bỏ yếu tố 100 triệu ra) thì CEO vẫn nên ký (vì con số 100 triệu đã chi rồi, không còn là yếu tố để xem xét nữa). Còn nếu thấy nó bất lợi về mặt tổng thể (kể cả khi chưa chi đồng nào) thì CEO không nên ký.

– Đối với nội bộ: CEO sẽ xem xét riêng việc thanh toán lại số tiền 45 triệu cho TPKD. Cần lưu ý số tiền “lỡ chi” này chắc chắn không phải là tiền hoa hồng cho khách hay chi phí phát sinh (do vận chuyển, đóng gói…) trong quá trình thực hiện HĐ (vì các loại chi phí này chỉ phát sinh sau khi đã ký HĐ). Con số “xài trước, xin sau” này chỉ có thể là chi phí giao tế, tiếp khách, “bôi trơn” để tiếp cận khách hàng…, không phải là loại chi phí khẩn cấp đến nỗi TPKD phải “tiền trảm, hậu tấu”. Hơn nữa, TPKD tự ý chi vượt định mức khi chưa biết chắc là khách hàng có ký HĐ hay không và CEO có duyệt hay không thì quả là “liều” và sai nguyên tắc. CEO có thể xem xét thấu đáo tính hợp lý, hợp tình, hợp pháp của khoản chi 45 triệu này để quyết định duyệt một phần, toàn bộ hoặc không duyệt số tiền này cho TPKD.

Như vậy, trong mọi tình huống ra quyết định có liên quan đến chi phí, các nhà quản lý cần lưu ý đến các khoản “chi phí chìm”. Đừng vì tiếc những khoản tiền đã lỡ mất mà đưa ra những quyết định sai lầm để rồi lâm vào tình cảnh “đã sai, càng sai”. Để cho dễ hiểu, một cái bánh đã lỡ mua (không trả lại được) mà bị ôi thì tốt hơn hết là nên vứt nó đi. Đừng vì tiếc tiền mà ăn nó vào để rồi đã mất tiền mua, lại mất thêm tiền thuốc!

Nguyễn Hữu Long